Aperturas de casinos, parte 2

Para muchas empresas, pero sobre todo para los casinos, el concepto de separación de funciones está entrelazado con los procedimientos normalizados de trabajo y se documenta en los controles internos que dirigen en detalle los procedimientos mediante los cuales se llevan a cabo tareas importantes.

El concepto de segregación de tareas está diseñado para asegurar que ninguna tarea importante es realizada en vano, sin supervisión o verificación en un marco de tiempo especifico. El tiempo de verificación establece el riesgo de tolerancia teniendo en cuenta los límites prácticos, por ejemplo, presupuestos, riesgos y potenciales novedades. 

Para la apertura de un casino, el departamento de personal no puedo estar aprendiendo su trabajo en el momento, debe ser eficiente antes de que se abran las puertas. La apertura de un casino es una gran oportunidad para despabilar o llamar la atención de criminales o debemos decir oportunistas para identificar y sacar provecho del personal inexperto.

El dinero es central en las operaciones de un casino. El movimiento de dinero, en el casino y fuera de él, debe ser correctamente manejado y registrado. Para todos esos departamentos esenciales, los casinos deben reclutar personal de la industria y capacitado antes de correr un riesgo.

A pesar de que la contabilidad parecería ser un tema muy soso, es el lenguaje del negocio. Reúne y digiere la información para crear informes que detallan los sucesos, fallas, tendencias y otra información con la que se miden los objetivos del negocio. Cómo obtiene la información el departamento de Contabilidad y cómo el proceso es registrado, retenido y verificado es gobernado por prácticas estándares de negocios. En los casinos, sin embargo, el proceso de recolectar y contar el dinero es único y está unido a procedimientos de múltiples departamentos con el propósito de frustrar un posible complot. 

A diferencia de otros negocios, los ingresos de un casino son el resultado de eventos desconocidos e impredecibles que ocurren en el curso de cada turno. Capturar esta información de una forma confiable es importante y no es solamente la responsabilidad del departamento contable. Como se dijo anteriormente, la división de tareas indica que otros departamentos tengan un rol importante en el proceso para asegurar la creación de información verificable.

Probablemente, el departamento más visible para el público en general sea el de Operaciones. Este departamento incluye a los dealers y supervisores para gestionar los juegos de chance. Las operaciones del casino también incluyen los dispositivos de juegos electrónicos. Cada una de estas áreas tiene sus respectivos controles internos que son complejos. Las reglas de los juegos de mesa comienzan con el equipamiento que se utiliza. Hay especificaciones para las fichas, cartas, dados y carteleras que involucran diferentes requisitos. El detalle de los procedimientos, la distribución y destrucción de las fichas, cartas y dados son necesarios para asegurar que los productos genuinos lleguen a las mesas y que las falsificaciones sean detectadas. 

Cada juego de mesa tiene sus propias reglas. Es necesario un entrenamiento exhaustivo para que los dealers y supervisores sean eficientes en la protección de la salsa y del jugador. Antes de la apertura deben recibir un entrenamiento profundo que incluya procedimientos de seguridad. Los días de prueba se llevan a cabo con fichas y dinero sin valor para evaluar las habilidades de los distribuidores y de los procesos. Para los juegos electrónicos, sin embargo, los días de prueba implican dinero real. Los juegos electrónicos son probados de forma independiente y se realizan en las instalaciones por personal autorizado para detectar modificaciones no autorizadas en sus sistemas operativos. 

Los días de prueba con los juegos electrónicos implican pagos de grandes premios en conformidad con las reglas del IRS, servicio de las máquinas, la recolección y la recaudación de ingresos que por lo general implica el sistema (TITO). Atrás han quedado los días en que los juegos necesitaban hopper repletos de monedas y dinero, y extensos procedimientos de manejo de efectivo. 

Los esfuerzos por mantener la integridad de los juegos electrónicos llegan después de que el casino ya ha abierto, con la inspección no solo de los juegos sino también de los sistemas que van de la mano con la actividad. Alguno de esos sistemas incluyen equipo de monitoreo para grabar la actividad financieras de los dispositivos de juego electrónicos, sistemas de tickets para realizar los pagos, sistemas de bonificación, sistemas progresivos, sistemas que faciliten los arqueos de caja, sistemas de monitoreo de los juegos de mesa, kioscos para pagar los tickets y/o jackpots. 

Si usted es un jugador afortunado, se acercará a las cajas para cobrar. Entre las obligaciones del cajero están el manejo de efectivo y la amortización de los instrumentos de crédito. Los cajeros están capacitados para identificar actividades sospechosas, falsificación de dinero y fichas, y cómo responder en caso de un robo. Las jaulas de los cajeros tienen una primera línea con las cajas, un banco de fichas y un banco principal que reúne todas las actividades para cada turno. En pos de la segregación de funciones, el personal realiza un conteo mayor de parte del dinero de la sala de conteo para verificar el conteo y tomar de inmediato el control físico del dinero. Una vez recibido el dinero se utiliza para reponer los saldos de caja de la jaula y depositar el resto en una institución financiera. Mucha de la responsabilidad se asocia con los deberes de los cajeros. La escasez y excedentes se manejan muy en serio. El cajero requiere exactitud constante en todas las transacciones, sobre todo con el público. 

Las funciones de Seguridad son a veces de  rutina  y a veces no. El personal de seguridad tiene funciones muy específicas en una operación de casino. Los representantes de este departamento son a menudo terceros independientes que presencian una operación financiera o participan en un proceso financiero como el movimiento de dinero o fichas de juego en el casino. La conciliación de estas transferencias de fichas son verificadas de forma independiente por los diferentes departamentos en los dos extremos de cada operación y, posteriormente, al final del turno, por personal diferente. Se llama a seguridad para manejar las actividades que pueden implicar la alteración del orden público, el engaño, y las investigaciones sobre actividades sospechosas. Estas diversas habilidades de seguridad no se enseñan con facilidad y con frecuencia se desarrollan a través de la experiencia. La naturaleza litigiosa de nuestra sociedad es la razón por la cual el personal calificado en esta área es importante para que un nuevo casino maneje eficientemente las situaciones delicadas.

Los requisitos de vigilancia incluyen la posibilidad de ver todos los juegos y jugadores. El personal de vigilancia tiene que saber las reglas de cada juego de mesa y los procedimientos de pago adecuados, tanto en las mesas y como en la jaula del cajero. Hay muchos requisitos técnicos para la calidad y la fiabilidad de los equipos, para asegurar que las imágenes capturadas puedan ser utilizadas como prueba en un tribunal de justicia, si se presenta la ocasión. Las habilidades efectivas de vigilancia son esenciales para documentar la actividad delictiva. 

Sentado en silencio en el fondo, pero integrado con todos los departamentos está IT. Todos los sistemas mencionados anteriormente son operados y mantenidos por IT y, con la orientación de los respectivos departamentos, proporciona acceso al personal para tareas específicas y restringe el acceso para evitar que alguien realice una tarea no autorizada o tenga acceso a información que podría ser utilizada para propósitos nefastos. El departamento de IT tiene que trabajar en estrecha colaboración con todos los demás departamentos durante sus procesos de selección del sistema y, posteriormente, hacer que esos sistemas sean operativos. IT a menudo participa en las investigaciones forenses. El personal de IT es lo que une y mantiene funcionando al casino antes de que comience el día.

Así que todos estos departamentos trabajan en su propia capacidad y en colaboración para hacer que un casino opera de manera exitosa. ¿Sabe la administración si todos los jugadores están realizando sus tareas de acuerdo con los controles internos establecidos? Esta es la función de auditoría interna. Es cierto que el trabajo de auditoría interna se inicia después de que el casino abre, pero este departamento tiene que saber las funciones de todos los departamentos antes de la apertura. La auditoría interna proporciona la revisión independiente para asegurar que todo el mundo esté, literalmente, cumpliendo con las reglas. 

Antes de la apertura, al igual que los actores, todo el mundo debe saber su parte y tiene que practicar para asegurarse de que todas las tareas se realicen de acuerdo con los controles internos. Este es un paso crítico en el éxito de la apertura del casino y para que esto se cumpla los equipos y sistemas tienen que estar operativos y configurados correctamente. Las reglas para la conducta y la protección de los juegos han sido desarrolladas a partir de experiencias y deben seguir perfeccionándose a medida que surjan nuevas experiencias. Recuerde que detrás de cada ley, hay una buena historia de porqué existe. 

Las noches de prueba son el examen esencial final para ver si todo está en buenas condiciones de funcionamiento, asegurarse de que todo el mundo sabe su parte, que los sistemas funcionan como se esperaba y que la actividad del casino puede llevarse a cabo de manera que se garantice el cumplimiento de todas estas normas. Si alguna vez tiene la oportunidad de asistir a la noche previa de inauguración de un casino, tendrá una mayor apreciación de los tremendos esfuerzos que se necesitan para que todo sea un éxito.