"El error clásico que comenten las empresas cuando deciden exponer en una feria es acordarse tarde"

ASAP, compañía de logística dedicada al sector del juego de América Latina, posee trayectoria en la atención de operaciones de importación y exportación para expositores de diversas ferias internacionales en Argentina y el exterior.

Desde su experiencia como agente oficial de ferias como FADJA, ELA, SAGSE Panamá, AGE y SAGSE Buenos Aires, ¿cuáles son los principales aspectos que deben tener en cuenta las PyMEs del sector que quieren participar por primera vez en una feria internacional?
Por primera vez o no, lo que debe hacer un expositor es, principalmente, contratar a una empresa que le ofrezca garantías de entrega. Las inversiones que realizan las empresas para participar en una feria internacional son muy importantes, y el no poder contar con la mercadería en tiempo y forma puede hacer fracasar toda la operación y el potencial que sin dudas una feria de esta naturaleza genera.

Los gastos de hotelería, pasajes, promoción, alquiler de espacio y construcción de stand, entre otros, serían absolutamente inútiles si el stand se muestra vacío. Por lo tanto, repito, lo más importante es asegurarse la entrega de la mercadería.

Nosotros en ASAP ofrecemos un servicio que prevé todos los inconvenientes que un embarque puede tener de manera tal que podemos ofrecer esa garantía: se indican fechas límites amplias para tener un tope de tiempo que permita la reposición de partes (e incluso de máquinas) en caso de que algo llegue dañado por alguna razón; la carga se traslada a un depósito intermedio tras su arribo al país antes de la feria con el propósito de poder realizar una verificación y asegurar su integridad; se contratan custodias armadas pare evitar actos delictivos; se toman seguros que cubren el valor de reposición de la mercadería en plaza; se contratan operadores especializados para el transporte de la mercadería, y el manipuleo de la misma se realiza con personal de la empresa altamente entrenado. En definitiva, ASAP asegura la calidad del servicio y la entrega de la mercadería.

¿Varían algunos aspectos para los expositores a la hora de elegir participar de una feria en Panamá o Buenos Aires, por ejemplo?
Si el cliente recibe un adecuado nivel de asesoramiento y contrata un servicio integral, no hay muchos aspectos que deba tener en cuenta. Pero sí es cierto que hay aspectos que varían entre los mercados y que los operadores logísticos deben conocer.

Principalmente, hay que tener en cuenta tres aspectos:
-El geográfico: En Buenos Aires, por ejemplo, el aeropuerto internacional y el puerto se encuentran en la misma ciudad o en su periferia. Por este motivo, los costos internos de transporte, seguro y custodia son similares para embarques por vía aérea o marítima. Sin embargo, en México y en Colombia, los puertos están muy distantes de los centros de exposición. Por lo tanto, es requisito realizar siempre el ejercicio de comparación de costos para ambas vías, ya que muchas veces resultan más convenientes los embarques por vía aérea, aunque los valores de flete sean superiores.
-Las aduanas: Los requisitos aduaneros varían de un país a otro, y lo que es válido en un país puede no serlo en otro.
-Certificaciones y homologaciones: Según el país, los requisitos de ingreso (aún para importaciones temporales) pueden ser más estrictos en un país que en otro.

¿Hay requisitos especiales para ferias de la envergadura de G2E Las Vegas o IGE?
Siempre existen requisitos, incluso para las ferias que se llevan a cabo en los países más desarrollados. Si bien en Inglaterra y Estados Unidos las aduanas son mucho más flexibles que las latinoamericanas, existen otros factores que se deben tener en cuenta a la hora de realizar envíos. Por ejemplo:
-Por el volumen de cargas que se mueven en estos eventos el rotulado de los bultos es fundamental.
-En el caso de Estados Unidos es importante tener en cuenta que se necesitarán dos proveedores para el movimiento de cargas: uno para la logística fuera del centro de exposiciones, y otro (exclusivo) para el movimiento puertas adentro del predio.

Generalmente, ¿cuáles son los errores más comunes que cometen los proveedores del sector a la hora de decidir participar de una feria y trasladar sus mercaderías?
El error clásico es acordarse tarde. Un embarque para una feria no debe tratarse como uno habitual. Si en un embarque habitual la carga se demora tres días, un proveedor podría tener problemas comerciales con su cliente. Pero si en un embarque para una feria existe una demora de tres días, el expositor perdería toda la inversión realizada para esa feria y todo el potencial que el evento genera. Otros errores comunes son: subestimar el valor de la información, no prestar atención en la confección de documentos e incluir en los embarques material promocional sin declarar (esto último puede generar grandes costos y demoras).

¿Qué servicios brindan y de qué manera facilitan el trabajo empresas como ASAP?
Como queda dicho, ASAP ofrece a sus clientes un servicio sumamente amplio y profesional que comprende desde la recogida de la mercadería en la fábrica del cliente hasta la entrega de los bultos en el stand en la feria. Incluimos también el movimiento de los embalajes vacíos (incluso si los mismos deben almacenarse fuera del predio), y toda la operación logística posterior a la feria (traslados, almacenajes por el tiempo que sea, zona franca, re-exportación, fletes internacionales, entregas locales, etc.). La idea es que nuestros clientes puedan desentenderse de todos los aspectos de la cadena logística. Por eso decimos: Relájese, su embarque está en nuestras manos.